在日本设立公司，虽然程序相对严谨，但只要准备充分，遵循正确的步骤，就能顺利完成。对于希望在日本开展业务的外国人来说，了解并备齐所有所需文件是成功的第一步。
本清单将为您提供在日本设立公司（以最常见的株式会社为例）所需的主要文件，助您高效完成注册流程。
核心概念：印章与印章证明
在日本，印章 (Inkan / Hanko) 的作用等同于签名，具有法律效力，尤其在公司注册、银行开户等重要环节中不可或缺。
- 个人印章 (Jitsuin)： 个人在区役所/市役所登记的正式印章。
- 公司代表印 (Daihyo-in)： 公司在法务局登记的正式印章，用于公司注册和重要合同。
- 印章证明书 (Inkan Shomei-sho)： 由政府机关出具的，证明印章真实性和有效性的文件。
作为外国投资者，您需要获取您本国政府出具的个人印章证明（如适用，或由当地公证机构出具的签名公证书），并在日本刻制和登记公司代表印。
设立株式会社所需主要文件清单
以下是设立株式会社所需的主要文件，请注意，具体要求可能因地区和个别情况略有差异，建议咨询专业行政书士或司法书士。
A. 创始人（发起人）与董事个人文件
- 护照复印件： 所有发起人（即最初出资人）和董事的有效护照复印件，需清晰显示个人信息页和入境日本的签证/印章。
- 个人印章证明书 (Inkan Shomei-sho) 或 签名公证书：
- 在日本居住的外国人： 如有在留卡并在区役所/市役所登记了个人印章，可提交日本的个人印章证明书（发行日期需在3个月内）。
- 在日本境外居住的外国人： 需要提供由其居住国政府或公证机构出具的签名公证书，证明其签名的真实性。该公证书通常需要翻译成日文并附上原件。
- 住址证明：
- 在日本居住的外国人： 住民票 (Juminhyo)。
- 在日本境外居住的外国人： 居住国官方出具的住址证明文件（如水电费账单、银行对账单等，需在3个月内，并翻译成日文）。
- 就任同意书： 董事本人签署的同意担任公司董事的同意书。
- 身份证明书： 董事的个人信息证明，用于向日本法务局提交注册申请（通常由律师或公证人出具，证明董事的真实身份）。
B. 公司相关文件
- 公司章程 (Teikan)： 这是公司最重要法律文件，需包含以下信息：
- 公司名称
- 公司地址（注册地址，必须是非住宅的办公场所）
- 公司业务目的（经营范围）
- 注册资本金及股份信息
- 董事会构成及权限
- 股东信息
- 公司成立日期
- 章程需经过公证。
- 资本金缴纳证明 (Hokkinin No Hoshokinsu Gakukesu)：
- 需要一份银行存折或银行交易明细的复印件，显示公司发起人已将注册资本金全额存入发起人（通常是公司代表董事）的日本个人银行账户中。
- 由于外国人在日本开设个人银行账户存在困难，通常会由一位在日本有银行账户的日本人（如您的合作伙伴或行政书士的员工）作为临时发起人，将资本金存入其账户，待公司注册成功后再转入公司法人账户。
- 公司代表印 (Daihyo-in) 及印章证明书 (Inkan Shomei-sho)：
- 公司代表印需要在法务局登记。
- 法务局会签发公司的印章证明书。
- 就任承诺书： 董事签署的就任承诺书，表示愿意担任公司职务。
- 股东名册 (Kabunushi Meibo)： 记录所有股东及其持股比例。
- 注册申请书： 提交给法务局的正式申请表格。
C. 其他可能需要的文件
- 办公室租赁合同： 用于证明公司注册地址的真实性。如果您的办公场所是共享办公室，需要确认其提供的合同和证明文件是否符合法务局和移民局的要求。
- 商业计划书： 虽然不是公司注册的强制文件，但对于后续的经营管理签证申请至关重要，建议提前准备。
- 宣誓供述书 (Affidavit)： 如果某些文件无法在日本当地获取，可能需要您在居住国通过公证或宣誓方式出具。
重要提示
- 多语言翻译： 所有非日文的文件都需要提供专业的日文翻译件，并附上翻译者的签名或公证。
- 时间与流程： 从文件准备到公司注册完成，通常需要数周甚至数月的时间。建议提前规划。
- 专业协助： 强烈建议聘请经验丰富的行政书士（负责签证、公司设立前咨询）和司法书士（负责公司注册手续）协助您办理。他们能确保所有文件符合要求，并顺利完成注册。
